Cuando trabajamos en proyectos de datos interesantes, no es extraño que otras personas u organizaciones quieran acceso a los datos. Para el beneficio de ambas partes es importante crear un acuerdo de intercambio de datos, o como se le conoce en inglés “data sharing agreement”.
Este documento reflejará el tipo de colaboración que hayan establecido. Debe ser diseñado con los intereses y la aprobación de ambas partes. A continuación te presento los elementos que debes incluir en el acuerdo.
Elementos de un acuerdo de intercambio de datos:
- Partes envueltas: incluir los nombres de las organizaciones, descripciones e información de los representantes.
- Propósito: explicar cómo surge la colaboración y bajo qué propósito (proyecto, departamento) se establece. Además se pueden listar los resultados esperados o metas.
- Roles: En esta sección se debe definir quién está en control de los datos antes y luego de compartir los mismos. Además se puede definir quiénes tendrán acceso a los datos y con que niveles.
- Conjunto de datos: Crea una lista de todos los conjuntos de datos que serán parte del intercambio. Especifica cuál es la fuente de datos, cuál es el rango de fechas que se incluirá, y cuáles campos se compartirán.
- Formato: Establece cómo se compartirán los datos. Algunos ejemplos pueden ser archivos de Excel, CSV, presentaciones, reportes, API, “dashboards”, o incluso páginas web.
- Gobernanza: Aquí se establece hasta qué punto los datos pueden ser compartidos fuera de las organizaciones o personas identificadas en el acuerdo. Se definen los procesos de control de calidad de datos y quién será responsable de los mismos. Finalmente, de ser necesario, pueden incluir cómo los datos deben ser referenciados o si el proyecto fue auspiciado, cómo darle crédito a los auspiciadores.
- Costos: Si hay costos que deban o van a ser cubiertos por alguna de las partes, es recomendable incluirlo en este documento.
Mejores prácticas para el intercambio de datos:
- Toma en consideración cuáles campos se pueden clasificar como «Información personal identificable» (conocido en inglés como “Personally Identifiable Information” o “PII”). Estos campos son aquellos que permiten asociar datos con una persona, poniendo así en juego la privacidad de la persona. Puedes llegar a un acuerdo de compartir los datos sin incluir esos campos.
- Añade cláusulas de cuándo o bajo qué condiciones deberían revisar o anular el acuerdo. Esto te protegerá en caso de que el proyecto no resulte como pensabas o haya incumplimiento.
- Es una buena práctica establecer procesos sobre cómo las personas pueden someter solicitudes de datos y así poder manejar expectativas sobre cuánto tiempo puede tardar procesas la solicitud.
- Antes de que alguien encuentre un error en tus datos, establece cómo vas a manejar situaciones como estas. Algunos ejemplos pueden ser: retirar los datos hasta que sean arreglados o enviar un comunicado a todas las personas que utilizaron los datos.
Este acuerdo además de ser un documento de rendición de cuentas, permite que las partes involucradas hablen y decidan los detalles de la colaboración antes de comenzar. Recuerda, puedes incluir una cláusula que bajo ciertas circunstancias te permita hacer cambios al acuerdo.
Ahora, ¿estás en una mejor posición para comenzar a hacer alianzas?