Muchos cursos de Excel se limitan solo a hablar de fórmulas. Hasta yo tengo un blog sobre eso: Fórmulas de Excel para el análisis de datos. Sin embargo, hay otras maneras funcionalidades con las cuales puedes aumentar tu productividad utilizando Excel.
- La primera es conocida como el “Auto-fill” o auto-relleno. Cuando tienes un conjunto de datos, Excel es capaz de detectar patrones. En este ejemplo, el programa identifica que estamos haciendo una secuencia de números en incrementos de uno. Si seleccionas tus celdas, aparecerá una cruz en el borde del rango seleccionado. Si arrastras esa cruz a otras celdas, Excel completará los valores. Aquí, utilizaría mis números del 1-6 para completar el patrón hasta llegar al número 10.
Esto también funciona con otro tipo de patrones como las fechas.
- El próximo truco, es el “Flash fill” o el relleno rápido. Es similar al auto-relleno, pero toma en consideración los valores de las celdas vecinas. Por ejemplo, aquí tengo una columna para el nombre completo y otras dos para los datos individuales. Al posicionar mi cursor en la celda en blanco, puedo acceder al botón de “Flash fill” a través de la pestaña de “Data Tools”.
Cuando lo hago, automáticamente se completan los valores de las columnas basado en el patrón.
- Si estamos trabajando con hojas de cálculo muy grandes, podemos congelar filas o columnas. Esto significa que mientras nos desplazamos por la hoja de cálculo, estas filas o columnas estarán siempre visibles. Podemos acceder a esta funcionalidad si seleccionamos lo que queremos congelar y vamos a la pestaña de “View” y luego a “Freeze Panes”.
- Anteriormente he hablado de la importancia de la calidad de los datos. Una manera de asegurar la calidad de los datos es a través de la funcionalidad de “Data validation”. Si vamos a la pestaña de “Data” podremos limitar el tipo de contenido que tiene una celda.
Las validaciones incluyen:
- Números enteros
- Decimales
- Listas
- Fechas
- Tiempo
- Largo del texto
- Validaciones personalizadas
En el caso de que se le ponga un valor inválido a la celda, Excel presentará una alerta al usuario similar a esta:
- Excel también nos permite añadir “dropdowns” u opciones desplegables a las celdas. Esto se hace utilizando la funcionalidad de validación de datos y seleccionando el tipo “Lista”. Podemos escribir las opciones separadas por comas o seleccionar un rango de celdas que contenga las opciones.
Al definir las opciones, se le limitará la entrada de datos al usuario. De esta manera aseguramos más consistencia en nuestros datos.
- Para eliminar duplicados de nuestra hoja de cálculo, sólo tenemos que seleccionar el rango de celdas e ir a la sección de “Data Tools en la pestaña de “Data”.
Al eliminar los duplicados, recibiremos un mensaje con la cantidad de datos removidos y los datos únicos que se quedaron en el rango.
- En el caso de no querer borrar los duplicados, podemos resaltarlos. Para esto, podemos utilizar el “Conditional Formatting” en la pestaña de “Home”.
Podemos escoger de qué manera queremos resaltar los duplicados. En este caso, estoy resaltándolos con un color rojo claro para la celda y un color rojo oscuro para el texto de la misma.
- ¿Cuántos aman el copiar y pegar? En muchas ocasiones queremos poder copiar muchas cosas antes de pegar. ¡Esto es posible en Excel! Si vamos al “Home” y le damos al botón para expandir el “Clipboard”, podremos guardar ahí múltiples elementos que podemos pegar luego. Aquí tengo 5 elementos copiados a mi “clipboard” que están disponibles para usar luego con un solo click.
- Finalmente, si nuestros datos están segmentados por categorías y queremos poder ocultar o expandir estas categorías, podemos utilizar la funcionalidad de “Group” la cual está disponible desde la pestaña de “Data”. Tienes dos opciones para hacerlo, puedes seleccionar los grupos a tu juicio o puedes utilizar la función automática en la que Excel determina los grupos basados en el formato de tu hoja de cálculo.
Tan pronto tienes los grupos, puedes utilizar los símbolos de (+) y (-) para expandir o contraer los grupos.
Estas funcionalidades nos ahorran dolores de cabeza, tiempo y energía. ¿Cuáles no conocías o cuál es tu favorita?
Mi favorita es la que me permite copiar múltiples elementos a mi «clipboard» 🙂